Cómo se llama el cliente que llamó ayer? ¿Qué propuesta le enviaron? ¿Alguien sabe a qué hora lo puedo llamar? Cuando se tiene una pyme, el cuidado de los clientes es mucho más personalizado e importante. Y en ese momento surgen múltiples inquietudes sobre el trato que se les está dando y cómo se administra su información.

Los primeros contactos hechos por los empresarios son, en la mayoría de los casos, personas conocidas de su círculo de amigos, familiares y colegas del trabajo. Todo se desarrolla bien los primeros meses, pero pasado un tiempo los correos electrónicos se amontonan, así como las hojas de cálculo con cientos de datos y un calendario lleno de citas personales y laborales sin orden alguno. En esa etapa, suele suceder que el empresario necesita visitar a un cliente y en el camino se da cuenta de que toda la información importante que necesita saber sobre él se le quedó en el computador de la oficina.

Ya en esa etapa de una empresa es cuando un software de administración de las relaciones con los clientes (CRM, por su sigla en inglés) se vuelve esencial para ayudar en su crecimiento.

Un software CRM permite almacenar toda la información relacionada con los clientes en la Web: conversaciones por correo electrónico, citas, notas sobre el cliente, charlas telefónicas, propuestas de negocios, archivos y un par de funciones más que permiten a la fuerza de ventas estar preparada a la hora de hablar con los potenciales compradores.

Con un software de CRM es posible conocer y segmentar mejor el público, además se puede compartir la información con otros compañeros de trabajo. Todos esos datos se actualizan en tiempo real y están disponibles en todo momento y desde cualquier lugar del mundo.

Cómo escoger un CRM para mi pyme

Un software CRM para pymes debe ser un sistema básico y fácil de manejar y no una versión pequeña de un CRM para empresas de mayor tamaño. Está claro que toda pyme quiere crecer y algún día ser una empresa con miles de empleados, pero mientras eso sucede lo más recomendable es ir haciendo inversiones ajustadas a los ingresos de la empresa para así encontrar la herramienta de CRM que mejor se adapte a sus necesidades. Entre las recomendaciones para escoger un software de este tipo se encuentran las siguientes:

1. Manejo sencillo y diseño intuitivo

Cuando se tiene una pyme, nadie quiere perder tiempo ni dinero en inducciones, sobre todo porque un software debe convertirse en una herramienta útil y fácil de usar. Algunos proveedores de software CRM ofrecen webinars y soporte totalmente gratuito. Pero si aun así crees que ese sistema es demasiado complejo, entonces lo más recomendable es que no sigas perdiendo dinero y tiempo y elijas una opción más sencilla.

2. Información en múltiples dispositivos y siempre a la mano

Hoy en día, no es necesario hacer descargas, instalaciones y mucho menos contar con un departamento de tecnología para obtener un software completo y de calidad. Gracias a los sistemas basados en la Web, solo es preciso conectarse a un sitio web a través del navegador y en cuestión de segundos es posible gestionar toda la información y actividades de la empresa relacionadas con el cliente.

Estas soluciones en la nube logran que el software sea independiente del dispositivo o sistema operativo. Así no importará si te conectas desde el PC de la casa o la oficina o incluso desde teléfonos inteligentes o tablets.

3. Manejo versátil de la información

A la hora de hablar con un cliente es importante saber qué tipo es y si, por ejemplo, te ha comprado alguna vez o si es un cliente recurrente. Contar con esa información a la mano es elemental, por lo que es fundamental que la solución de CRM ofrezca una función de filtro o categorización de los contactos.

Esto es posible gracias a una función de palabras clave o etiquetas. Estas se pueden utilizar para encontrar, con pocos clics, la información de ese cliente que llama y del cual no recuerdas mucho, sin importar si está en la oficina o visitando a otra persona. La posibilidad de jugar fácilmente con los datos que tiene el CRM amplía el conocimiento que tienes de los mismos para tomar mejores decisiones y, al final del día, vender más.

4. Rapidez

Cuando un software cuenta con un diseño sencillo, no quiere decir que sea malo. Todo lo contrario. Cuando el diseño de un software es simple, la solución es mucho más rápida y mejora la calidad de los datos en comparación con otras herramientas más pesadas. Su rapidez de carga se debe a que cuenta con las funciones básicas y necesarias que toda pyme requiere para gestionar mejor la relación con sus clientes, sin sobrecargarse de características que es muy posible que no se vayan a utilizar.

5. Precio justo y calidad

En el mercado podrás encontrar software CRM de muy buena calidad y fáciles de manejar. Los precios varían según la cantidad de clientes, el número de usuarios y la capacidad de almacenamiento requeridos por la empresa.

Si apenas estás comenzando, lo más recomendable es empezar con las opciones sin costo, ya que muchos de ellos ofrecen versiones básicas gratuitas para que los empresarios prueben y se convenzan de su utilidad.

Busca una de estas que no tenga limitaciones en su uso y que te permita agregar los pocos usuarios que requerirás para compartir la información. Estas opciones son ideales para esos emprendedores que apenas están organizando sus iniciativas, pero quieren arrancar con el pie derecho en la creación de su empresa.